KSDF-ENDÜSTRİ İŞBİRLİĞİ PROGRAMLARI (KSDF-Eİ) YÖNERGESİ

Amaç

Madde 1
Bu yönerge, KSDF ile işbirliği yaparak eğitim toplantıları gerçekleştirmeyi amaçlayan endüstri firmaları ile ortaklaşa düzenlenecek toplantıların ilke ve düzenlerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Tanımlamalar

Madde 2
KSDF-Endüstri İşbirliği Programları (KSDFENİP): Sağlık Bakanlığı TİTCK “Beşeri Tıbbi Ürünlerin Tanıtım Faaliyetleri Hakkında Yönetmelik” hükümleri çerçevesinde beşeri tıbbi ürün firmalarının talepleri üzerine KSDF ilkelerine göre ortaklaşa düzenlenecek, KSDF Ulusal Kongre, Ulusal Takvimli Dernek Toplantıları, Birim Toplantıları yönergelerinde yer alan toplantılardan farklılık gösteren bilimsel toplantılardır.

Genel İlkeler

Madde 3

• Toplantılar; sağlık otoritesinin, TTB’nin, firmaların bağlı olduğu üst kuruluşların ve KSDF’nİn genel ilke ve etik kurallarına uygun olarak planlanır ve yürütülür.
• Toplantılarda ürün lansmanı yapılmaz. Ürün ve firma bilgilendirmesi için firma başına toplam iki saatlik uydu paneli yapılabilir.

Başvuru ve Onay Süreci

Madde 4

• Taleplerin planlanan tarihten en az 4 ay öncesinden KSDF ye yazılı olarak yapılması gereklidir.
• Firmaların tarih ve ana konu başvuruları adil dağıtım esaslarınca KSDF YK tarafından değerlendirilir.
• Bu tür toplantılar yılda en çok 4 kez yapılabilir. Salt asistanlara yönelik toplantılar yılda en fazla bir kez yapılabilir.
• Her firmanın yılda iki KSDFENİP başvuru hakkı vardır.
• Başvuruda; toplantının amacı, adı, tercih edilen ana konu(lar), hedef kitlesi, planlanan katılımcı sayısı, ana sponsor firmaların isimleri ve firmalar adına muhatap alınacak yetkilinin iletişim bilgileri bulunur.
• Başvuru ilk YK toplantısında görüşülür.
• İki günlük toplantılarda en az iki, daha uzun toplantılarda en az üç KSDF birimi konusuna ait program yer almalıdır.
• Birim konularından biri yıllık eğitim ihtiyaçları gözetilerek KSDF YK tarafından değiştirilebilir.
• KSDF YK’nın ön onayını müteakip o toplantının birim konuları kesinleştirilir.
• Ön kabulü yapılmış toplantılar KSDF Takvimine yerleştirilir.

Organizasyon Süreci ve Esasları

Madde 5

• KSDF YK onayı almış ve birim konuları belirlenmiş toplantının organizasyon ayrıntıları, KSDF ve Firma komisyonlarının bir araya gelmesiyle oluşan ortak komisyon (KSDFENİP Komisyonu) tarafından düzenlenir.
• KSDF komisyonu; YK’nın YK içinden belirleyeceği üyeler ve ilgili birim başkanlarından oluşur. (Komisyona girmeyen birim başkanı YK içinden bir vekil tayin eder.)
• Firma komisyonu; ilgili firmaların yetki verdiği en fazla üç kişidir. KSDFENİP komisyon Başkanı KSDF Genel Başkanı veya başkanın YK üyeleri arasından belirleyeceği bir kişidir.
• Komisyon, mekan, kapasite, ana konuların zaman dağılımı, birim konuları direktörlerini belirlemek üzere ön çalışma yapar ve mutabık kaldığı hususları ön protokol şeklinde YK’ya iletir.
• Ön protokolün onaylanmasından sonra KSDFENİP Komisyonu yazışmalar ve ortak toplantılar ile programa son halini verir.
• Komisyon tarafından, toplantının yapılacağı merkezin imkanları göz önüne alınarak, maksimum katılımcı sayısı belirlenir.
• Firmalar, alt konu başlıkları ve konuşmacı isimleri talebinde bulunabilirler. Yabancı konuşmacılar ve KHD dışındaki konuşmacılar hariç, eğiticiler KSDF Etik ve Disiplin işlemleri de göz önüne alınarak KSDF Birimleri Aktif Üyeleri arasından belirlenmelidir..
• Komisyonun mutabık kaldığı final program KSDF tarafından onaylandıktan sonra son protokol karşılıklı olarak imzalanır ve KSDF sayfalarında KSDF toplantı duyuruları esaslarına uygun olarak KSDFENİP programı olarak ilan edilir.

Katılım ve Sponsorluk İlkeleri

Madde 6

• Organizasyon Kurulu, moderatörler, panel ve konferans konuşmacılarının sponsorlukları firmalar tarafından sağlanır.
• Sponsorlu katılımcı sayısının asgari %10’u kendi imkanları ile katılacaklar için ayrılır. Bu katılımcılar KSDFENİP komisyonunun belirleyeceği toplantı kayıt ücretini öderler. Arzu edenlere konaklama paketi sunulur.
• Asistanlara yönelik toplantılar hariç olmak üzere, sponsorlu ya da kendi imkanları ile katılan tüm katılımcıların kişi başı belirlenmiş kayıt ücretleri KSDF ye yatırılır. Bu ücretler komisyonun görüşü alınarak YK tarafından belirlenir.

Diğer Hususlar

Madde 7

• Banner görselinde toplantının ismi, yer ve tarihi, KSDF logosu ve toplantı logosu bulunur. Ana sayfada başkanın davet yazısı, en altta copyright bölümünde katkıda bulunan firma isimleri bulunur. Toplantının davet yazısında sponsor firmalara teşekkür ibaresi yer alır. Firmaların isimleri ve logoları Genel Bilgiler sayfasına yerleştirirler. Web sayfalarında ürün ismi ve logosu yer almaz.
• Açılış töreni KSDF protokolüne uygun olarak yapılır. Açılışta toplamda 15 dakikayı geçmeyecek şekilde firmaları tanıtıcı video klipler veya konuşmalar yer alabilir. Toplantı salonunda, ekranda ve sahnede ürün ismi ve logoları yer alamaz, firma isimleri ve logoları bulunabilir.
• Açılış töreni bittikten sonra toplantı salonundan firma logo ve flamaları kaldırılır. Firma flama ve görselleri fuaye ve diğer mekanda yer alabilir. Stand açıldığı takdirde ürün görsel, broşür ve tanıtım malzemesi sadece stand alanında yapılabilir.
• Yaka kartlarında ve kordonetlerde KSDF logosu ile birlikte firma isim veya logoları yer alabilir.
• Bu maddelerde belirtilmeyen, ürün promosyon malzemelerinin bulundurulup dağıtılmasında ve tanıtımla ilgili diğer tüm hususlarda Madde 2’de referans verilen Sağlık Bakanlığı Yönetmeliği kuralları geçerlidir.
• Katılım belgeleri KSDF tarafından verilir. Firmalara ithaf yapılmaz. Firmalar dilerlerse konuşmacılara ve katılımcılara teşekkür belgeleri takdim edebilirler.
• KSDF tarafından toplantı geri bildirim anketi yapılır ve anket sonuçları paylaşılır.

İnternet Üzerinden Yapılacak Toplantılar

Madde 8

KSDF-Endüstri işbirliği halinde webinar tarzında yapılacak toplantılarda aşağıdaki sıraya göre hareket edilir.

1. Konu, moderatör ve konuşmacı tayini:

1. Firma önerdiği konu, moderatör ve konuşmacı planını KSDF YK onayına sunar. Bu belirlemede gerekirse KSDF’un ilgili birimlerinden destek alabilir.
2. Moderatör ve konuşmacı olarak yer alacak KSDF üyelerinin ilgili KSDF eğitim birim ya da birimlerinde aktif üye olması şartı gerekmez.
3. Konuşmacı seçiminde istisnai olarak webinar’ın konusu ile ilgili olmak kaydıyla yabancı konuşmacılardan ve KHD dışı alanlardan yararlanılabilir.
4. Webinar ile firma ürünü tanıtımı ya da lansmanı yapılamaz.

2. Tarih ve Saat seçimi:

Webinarın yapılacağı tarih ve saat firma tarafından KSDF YK’ya önerilir ve YK kararıyla kesinleşir. Birden çok sayıda firmanın KSDF YK’ya başvurusu halinde tarih ve saat seçiminde KSDF YK konularla ilişkili öncelikler çerçevesinde belirleme yapar.

3. Firma Sağlık Bakanlığı başvurusunu, KSDF YK onayını takiben yapar.

4. Yayın, KSDF’un kullandığı online program üzerinden yapılabileceği gibi firmanın kullandığı sistem üzerinde de yapılabilir. Bu konuda karar KSDF YK tarafından verilir.

5. Webinar süresi ideal olarak 2 saattir. Ancak KSDF YK kararıyla kısaltılabilir ya da uzatılabilir.

6. Toplantı duyurusu KSF tarafından üyelerine en az 1 hafta önceden internetten duyurulur gerekirse KSDF YK kararı ile üyelere sms ve/veya e-mail de gönderilir.

7. Duyurularda ve webinar sırasında firmanın adı ve logosu dışında firmaya ait bir unsur yer almaz.

8. Webinar’ın yayın masrafları firmaya aittir, ayrıca KSDF YK tarafından her yıl için saat başına belirlenen değer üzerinden ücretlendirme yapılır.

KSDF duyurusu yapılmadan önce, KSDFİŞ ve Endüstri firması arasında yukardaki ilgili maddeleri içeren bir sözleşme yapılır.

Yürütme

Bu yönerge KSDF YK’nın ………….. tarihinde yapmış olduğu toplantıda kabul edilmiş ve yürürlüğe girmiştir, KSDF YK tarafından yürütülür.