MADDE 1 - AMAÇ VE TANIMLAR
Bu yönerge, KSDF derneklerinin Eğitim Birimlerinin düzenleyecekleri bilimsel toplantıların genel şablonunu belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Bahsi geçen bilimsel toplantılar, KSDF derneklerinin düzenledikleri kongre, sempozyum, çalıştay vb eğitim toplantılarının esaslarını içerir.
Bu toplantıların eşgüdümü, toplantıların verimliliği esas alınarak, YK tarafından sağlanır. MADDE 2 - ORGANİZASYONLAR ve BİRİM SORUMLULUĞU
1. KSDF DERNEKLERİ tarafından yapılacak toplantıların bilimsel ve organizasyon kurulu, KSDF Eğitim Birimi Yürütme Kuruludur. İhale ve mali yönü KSDF tarafından yapılır. KSDF Şubeleri Takvimli Toplantılarıyla bütünleşmiş Birim Uydu Panel ya da sempozyumlarının bilimsel programı birim, diğer organizasyonları şube tarafından yapılır.
2. KSDF, Genel merkezin o yıl için yeterlilik verdiği acentelerı davet ederek ihale açar. İhaleye birimyetkilileri de katılır. MYK tarafından onaylanan ihale sonucunda yapılacak sözleşme KSDF ve birim başkanı tarafından imzalanır.
3. Birimlerin video ve canlı cerrahi talepleri bir araya getirilerek her yılın Haziran ayı içinde MYK'nın uygun göreceği bir tarih ve yerde MYK sorumluluğu altında düzenlenir. Bu toplantırın genel organizasyonunu MYK koordinatörleri üstlenirler. Canlı cerrahi, video cerrahisi ve teorik panellerin dağılımları ilgili birim yetkilileri ile MYK koordinatörlerinin bir araya gelerek kararlaştırılır ve MYK tarafından onaylanır. MYK tarafından onaylanmak kaydıyla, toplantılara ilişik olarak sponsor firma uydu toplantıları da yapılabilir. Canlı Cerrahi için seçilen vakaların etik ve hukuki yapılandırılmaları, canlı cerrahinin yapılacağı hastanenin bağlı bulunduğu başhekimliğinin yönlendireceği onam formları ile yapılır. Cerrahi sorumluluk hastane yönetimi ve cerrah tarafından ortak yüklenilir. Canlı cerrahilerdeki cerrahi sorumlulukta mevcut yasalar geçerlidir. Tek bir birimin birim sempozyumu yapmasına izin verilmez. Konu alanları cerrahi içermeyen birimlerin üçü bir araya gelmek sureti ile medikal ana bir konuda sempozyum talebinde bulunabilirler.
4. KSDF Şubeleri Takvimli Toplantılarına uydu toplantılar: KSDF Birimleri, Uydu Toplantı taleplerini Merkez Yönetim Kuruluna yaparlar. Birimlerin yaptıkları toplantı talepleri MYK komisyonu tarafından birimler arasında rotasyona tabi tutularak ve mümkün olduğunca çeşitlilik ilkesi gözetilerek uygun görülen toplantı konusu MYK tarafından onaylandıktan sonra birim ve şubelere bildirilir. Uydu toplantılarının toplantı süresi içinde yer alacağı gün, saat ve toplantı salonu toplantının organizasyon kurulu tarafından kararlaştırılır.
5. Birimler, Beceri Aktarım Programları (BAP) ana grubunda Beceri Aktarım Kursları (BAK) ve Beceri Aktarım Laboratuarları (BAL, Wet-Lab) düzenleyebilirler. BAP grubunda düzenlenen bağımsız birim aktivitelerinde sayı sınırlaması yoktur. Bu toplantılar kamu kurumlarının hastane veya toplantı salonlarında yapılabilir. Otel gibi mekanlar ancak bu olanakların bulunmadığı şehirlerde kullanılabilir.
6. Bu bölümde bahsi geçen tüm toplantılar için görüş alınarak birim yetkilileri tarafından yapılan taslak bütçe, toplantıdan en az üç ay önce MYK'na sunulur. MYK tarafından kabul edilen taslak bütçeye uygun olarak hazırlanan sözleşme belgesi firma ve KSDF yetkililerince imzalanır. Birim yetkilisi sözleşmeyi parafe ederek kendisini ilgilendiren bölümlerin birim tarafından onaylandığını teyit eder. Taslak bütçedeki gelir-gider dengesinin tutturulamaması halinde benzer nitelikteki daha sonraki toplantı izin girişimleri MYK tarafından daha titizlikle sorgulanır. Her toplantıdan kazanç beklenmeyeceği prensibinden hareketle, bazı toplantılar dernek bütçesinden desteklenir. Bu tür toplantıların derneğe tahmini maliyetinin taslak bütçede önceden belirtilip MYK tarafından onaylanmış olması gerekir.
Birimler yılda bir kez aktif üye toplantısı da düzenleyebilirler. Bu toplantıların endüstri sponsorluğu alınmaksızın yapılması esastır.
MADDE 5 - PROGRAMLARIN DÜZENLENMESİNDE GENEL PRENSİPLER
Açılış, kapanış törenleri ve bilimsel programın düzeni, KSDF Toplantı Düzeni ve KSDF Üyeleri Toplantı İlkeleri Yönergesi esaslarınca hareket edilir.
Bilimsel programlar birim yürütme kurulları tarafından hazırlanır ve MYK onayından sonra yürürlüğe girer. MYK onayına kadar konuşmacılar kesinleştirilmez Toplantı programı içinde endüstrinin uydu toplantıları yer alabilir. Bu toplantıların duyuruları bilimsel program saat akışında ENDÜSTRİ UYDU TOPLANTISI olarak yer alır ve ayrıntıları web sayfasında ve basılı broşürde en sonda belirtilir.
Bilimsel programda yer alacak göz hastalıkları uzmanlarının tüzükte ve üyelik işlemleri yönergesinde belirtilen üyelik statülerinden birisine sahip olması gereklidir. (Onursal, asli, fahri, uluslararası fahri).
Firma uydu toplantılarının görüntülerinin telif hakkı derneğindir.
MADDE 6 - KATILIM ÜCRETLERİ
1. KSDF Birim Bilimsel Toplantılarının katılım ücretleri MYK ilkeleri uyarınca TL cinsinden belirlenir. Katılım ücretinin içine kayıt ücreti ve kongre merkezinin toplantı paketi dahildir.
2. Kayıt ücretleri uzman ve asistan ile KSDF üyesi ve üyesi olmayan olmak üzere dört farklı grupta belirlenir. Asistanlara uzman kayıt ücretlerine göre daha düşük ücret uygulanır. Asistanlar eğitim kurumlarından alacakları belge ile asistan olduklarını belgelemek zorundadırlar. KSDF üyesi olmayanlar kadın hastalıkları ve doğum asistan ve uzmanlarından, KSDF asli/fahri üyesi uzman ücretinin dört katı kayıt ücreti tahsil edilir.. Bu maddeye özen gösterilmediği durumlarda, varsa organizasyon firmasından, yoksa organizasyon yönetim kurulunun bütçesinden, yapılan hatanın dört katı KSDF genel bütçesine aktarılır. Firmalar ile yapılan sözleşmelerde bu husus ayrıca belirtilir.
3. KSDF üyeliğinden çıkarılmış veya askıya alınmış kişilerin, KSDF üyeliğinin kongre katılımında geçerli olması için, kişinin toplantı tarihinden en geç 1 hafta önce derneğe yeniden üye olması ve yükümlülüklerini yerine getirmiş olması gereklidir.
4. Kayıtlar için üye veritabanı esas alınır. Her kayıt sırasında o günkü kayıt bilgileri internetten tespit edilerek toplantı katılım işlemi bitirilir.
5. Toplantı başlangıç tarihinden 15 gün önce katılımdan vazgeçilebilir. Vazgeçme durumunda yatırılmış olan katılım ücretinin % 50'si iade edilir. Bu tarihten sonraki müracaatlarda kayıt ücretleri iade edilemez.
MADDE 7 – DUYURULAR
1. Toplantıların bilimsel taslak programları en geç üç ay önceden Ulusal Kongre sırasında yapılan KSDF Eğitim Birimleri + MYK Genişletilmiş Toplantısında kabul edilir ve KSDF Toplantı Takvimine işlenir
2. Birim Yönetimleri Bilimsel Programlarını en geç toplantıdan 3 ay önce kesinleştirmelidir.
3. Bu programlar en geç toplantıların 2 ay öncesinden MYK onayı almış olmalıdır.
4. MYK onayı almış ve kesinleşmiş programlar ksdf.org domaini altında web sitesinde yer alır. Web sitesinin yönergelere uygunluğu KSDF internet sorumlusu tarafından denetlenir. (Bkz. KSDF Üyelik İşlemleri ve İnternet Yönergesi Madde 5). Bu sayfaların maliyeti organizasyon tarafından genel merkeze ödenir.
9. Programın web sitesi, basılı duyuruları ve kitapçığı kapak sayfasında düzenleyici veya destekleyici firmalara ait isim, logo, amblem vs. bulunamaz.
10. Diğer sayfalarda Bilimsel ve Sosyal program detayları, bilimsel program katılım başvuru formu, varsa konaklama ve gezi programları katılım formları, asistan-uzman, üye-üye olmayan, erken-geç başvuru katılım ücretleri, irtibat adres, telefon ve faks numaraları açıkça belirtilir.
11. Firma uydu toplantıları web sitesinde ve basılı kitapçıkta programın içine gömülü olarak değil, program sonunda ayrı olarak belirtilir. Firma reklâmları son sayfada yer alır.
MADDE 8 – KREDİLENDİRMELER
1. Program TTB Kredilendirme Kurulu'na STE / SMG yönünden kredilendirilmek üzere gönderilir.
2. KSDF Akademik Kredi Puanı doğrultusunda katılımcıların ve cerrah ve konuşmacıların aldıkları kredi puanları tercihen katılım belgeleri üzerinde yer alır.
MADDE 9 - YAKA KARTLARI
1. KSDF Birim Bilimsel Toplantıları için hazırlanan yaka kartlarında, katılımcının adı soyadı ve şehri belirtilir
2. Görevlilerin ve ticari katılımcıların tanıtımı için yaka kartlarında farklı renkler kullanılır.
3. Olanaklar elverirse yaka kartlarının renginde konuşmacı, davetli gibi renk kodlamaları yapılır.
MADDE 10 - KATILIM BELGELERİ
1. Belgelerde KSDF ve Birim Amblemleri birlikte yer alır. Solda KSDF amblemi, sağda Birim amblemi, olmalıdır.
2. Belgelerde Birim Başkanı ve KSDF Genel Başkanının imzaları yer alır.
3. KSDF Akademik Kredi Puanı doğrultusunda katılımcıların ve konuşmacıların aldıkları kredi puanlarına da tercihen katılım belgeleri üzerinde yer verilir.
MADDE 11 - KILIK KIYAFET
Duyuruda aksi belirtilmediği takdirde tüm toplantılarda konuşmacı ve oturum başkanlarının giyimleri toplantı geleneklerine uygun olmak zorundadır.
MADDE 12 - DİĞER HUSUSLAR
KSDF Eğitim Birimlerinin düzenleyecekleri toplantılarda konuşmacı yemeği adı altında bilimsel programda görevlilere bir akşam yemeği verilebilir. Tüm katılımcılara gala yemeği verilecekse ek ücret tahsil edilir. Çanta maliyeti KSDF nin onayından geçmelidir.
MADDE 13 - SORUMLULUK
Toplantıların planlanmasından başlayarak, sonuçlanma sürecine kadar olan bilimsel organizasyon KSDF birim Yönetim Kurulu, mali yönü yetki sorumluluğunda sürdürülür. KSDF onaylı taslak bütçenin dışına çıkılamaz.
MADDE 14 – YÜRÜRLÜK
Bu yönergeyi Kadın Sağlığı Dernekleri Federasyonu Merkez Yönetim Kurulu yürütür.