MADDE 1 - AMAÇ VE TANIMLAR
Bu yönerge, KSDF üye derneklerin düzenleyecekleri bölgesel bilimsel toplantıların genel şablonunu belirlemek amacıyla hazırlanmıştır. Bahsi geçen bilimsel toplantılar, KSDF ÜYE DERNEKLERİN Yönetim Kurulları ya da yetki verdikleri üyeler tarafından organize edilen, bölgeye yönelik bilimsel etkinliklerdir.
Derneklerin bölgesel bilimsel ve mesleki etkinlikleri iki türde yapılır:
A. Bölgelerin Aylık Toplantıları (BAT)
– Duruma göre aralıkları değişebilmekle birlikte ortalama ayda bir ya da daha sık olarak bölge merkezi ve bölgeye bağlı il merkezlerinde düzenlenen, bölge bazında geniş katılımlı toplantılardır.
B. Kent Toplantıları (KT)
– Aylık bölge toplantısı düzenlenemeyen il merkezlerinde, temel amacı o kentte çalışan KHD hekimlerinin endüstri desteğine ihtiyaç duymadan yapılan bilimsel ve mesleki iletişim toplantılarıdır.
BÖLGE AYLIK TOPLANTILARI (BAT)
MADDE 2 - ORGANİZASYONLAR ve BÖLGE SORUMLULUĞU
1. Her BAT üye dernek sorumluluğu altında gerçekleştirilir. Organizasyon kurulu ilgili derneğin yönetim kurulu veya yönetimin kurulunun yetkilendirdiği dernek üyeleridir. 2. Dernekler herhangi BAT’nı her iki dernek yönetim kurulu kararı ile ortak olarak yapabilirler. Bu durumda organizasyon kurulu her iki derneğin yönetim kurullarıdır. 3. Bir yıllık eğitim dönemini kapsayan BAT Programları, Federasyon Yönetim Kurulu onayından sonra kesinleşir. Her eğitim döneminde en az 4 BAT yapılması gerekir. 4. Bu program her toplantı öncesinde sözel sunum, poster sunumu, video sunumu, olgu tartışmaları, canlı cerrahi ve benzeri bilimsel etkinliklerle zenginleştirilebilir. 5. Bir BAT konusu tamamen bir meslek sorununa ayrılabilir ya da toplantı içinde dernek yönetim kurulunun uygun gördüğü mesleki konuların tartışılmasına olanak verecek konuşmaların yer almasına özen gösterilir.
MADDE 3 - BAT TARİH VE YERLERİ
1. Tarih ve yer saptamaları, mevsim ve ulaşım koşulları göz önüne alınarak, dernek üyelerinin olabildiğince yüksek katılımını sağlayabilecek şekilde dernek yönetimi tarafından yapılır.
2. Bir ay içinde birden fazla BAT düzenlenebilir. Bu toplantıların Takvimli Bilimsel Toplantılar ile çakışmamasına dikkat edilir.
3. Bu toplantılar Federasyona bağlı Dernek Yönetim Kurullarının sorumluluğundadır ve sosyal program dahil en fazla iki günlük toplantılar şeklinde organize edilir.
4. Yönetim kurulu, derneğe bağlı illerde düzenlenecek aylık bilimsel toplantıların bilimsel ve sosyal programında o ildeki bir veya birkaç üyesini görevlendirebilir. Program yönetim kurulu tarafından onaylandıktan sonra geçerli olur ve ilan edilir.
5. Gerekli durumlarda tarih ve yer değişikliği yapmak Dernek Yönetim Kurulu'nun yetkisindedir. Değişiklikten Federasyon YK sı bilgilendirilir.
MADDE 4 – BAT BİLİMSEL PROGRAMLARIN DÜZENLENMESİNDE GENEL PRENSİPLER VE BİLİMSEL PROGRAM İÇERİKLERİ
1. Dernek Yönetim Kurulları, BAT programlarının ana şablonunu kendileri belirlerler. 2. Bu toplantılarda Ulusal Kongre Yönergesinde ve Takvimli Toplantılar Yönergesinde tanımı yapılan panel, konferans, kurs, olgu sunumu, video sunumu, serbest bildiri türü bilimsel etkinlikler yer alabilir. 3. Dernek Yönetim Kurulları bu toplantılarda birimlerden katkı isteyebilir. Toplantı duyurularında bu hususun belirtilmesi gereklidir. Bu toplantılar bünyesinde düzenlenen panel, kurs vb. bilimsel etkinlikler, birimlerin Faaliyet Raporlarında Panel, Kurs vb. başlıklar altında belirtilir. Bu etkinlikler KSDF Takvimli Toplantılar Yönergesi MADDE 5 doğrultusundaki esaslara uygun olarak düzenlenir. 4. Bu toplantı programları Dernek Faaliyet Raporları ya da ek raporlar çerçevesinde onaylanır.
MADDE 5 - ETİK KURALLAR
Bilimsel programlarda uygulanacak etik kurallar KSDF UKO Yönergesi ve KSDF Meslek Etiği Yönergesi çerçevesinde uygulanır.
MADDE 6- KATILIM
Toplantılara KHD hekimleri ve şube tarafından organizasyona davet edilenler katılabilir. Katılım ücreti alınmaz.
MADDE 7 – DUYURULAR
1. BAT programları bir eğitim yılını kapsayacak şekilde tüm dernek üyelerine e-posta ve şube web sayfasından duyurulur. Program değişiklikleri oluştuğu zaman bunların duyurusu ayrıca yapılır. 2. Her bir toplantı tarihinden makul bir süre önce dernek üyelerinin e-posta adreslerine hatırlatma duyurusu gönderilir. Yönetim kurulu uygun görürse bu duyurularda sponsor firmanın ismi belirtilebilir.
MADDE 8 – KREDİLENDİRMELER, KATILIM BELGELERİ
Dernek Sekreteri tarafından tanzim edilmiş ve KSDF ve Dernek kaşesi ile kaşelenmiş Akademik katılım belgeleri katılımcılara ve bilimsel programda aktif görev alanlara verilir.
MADDE 9 – KILIK KIYAFET, PROTOKOL, İKRAM, KONAKLAMA
Duyuruda aksi belirtilmediği takdirde, tüm toplantılarda konuşmacı ve oturum başkanlarının giyimleri toplantı geleneklerine uygun olmak zorundadır. Toplantılarda KSDF protokolü uygulanır. Toplantı salonunda KSDF ve Dernek amblemleri ve mümkünse bayrakları olur. Toplantı salonu dahilinde herhangi bir ticari firma ya da kuruluşa ve ürünlerine ait amblem ve yazı olamaz. Sponsor firma mevcutsa, Şube Yönetimi tarafından uygun görüldüğü takdirde açılışta firma veya ürünlerini tanıtıcı en fazla 3 dakikalık bir sunum yapılabilir.
Dernek yerel toplantılarında yaka kartı çıkarılmaz. Dernek Yerel Toplantılarında yiyecek-içecek ikramı, toplantı sırasında ya da bitiminde yemek düzenlenebilir. Toplantılar, üyeler için uygun merkezlerde bir gece konaklamalı olarak yapılabilir.
MADDE 10 – YÜRÜRLÜK
Bu yönergeyi KSDF Yönetim Kurulu yürütür.